ドアのない談話室

   「エクセル」（関数辞典）をお使いの方にとても役に立つ関数を一つ紹介します。どなたもご存知の通り「エクセル」は凄いアプリケーション・ソフトで、その関数の充実ぶりは大変なものです。巷には非常に多くの本が売られていて、知ってる方は沢山おられると思いますが、知らない人の為にあえて書きます。

   例えば「エクセル」で住所録を作成する場合、基本的な項目としては［氏名］［フリガナ］［郵便番号］［住所］［電話番号］［摘要］などが挙げられ、当然、まずデータの入力を行わなければなりません。それで［氏名］の次の［フリガナ］は［氏名］を５０音順に並べるのに絶対に必要な項目ですが、結構、手間が掛かります。

   その時、絶大な威力を発揮するのが［=PHONETIC( )］という関数で［氏名］を入れると［フリガナ］を何と自動的に作成してくれるのです。まず、「エクセル」を立ち上げてみて下さい。例えば、Ａ列が［氏名］でＢ列が［フリガナ］として、分かり易く１０人分のデータを作成するとします。まず最初に、B1に［=PHONETIC(A1)］と入れます。

   そして、これをB2～B10にコピーして準備完了。それで、A1に「やまだたろう」と入れて「山田太郎」に漢字変換するとB1に自動的に「ヤマダタロウ」と出てきます。以下、A2からA10まで入れ終わったら最後にB1～B10を反転させてコピー、形式を「値」に選択、被せて貼り付けて（重要！）終了です。是非お試し下さい。

    「Ｏｕｔｌｏｏｋ　Ｅｘｐｒｅｓｓ」を使ってる方に、受信したメールを相手先別に自分の指定したフォルダーに、自動的に分類する方法をお教えします。受信したメールは何もしなければ、普通、「受信トレイ」に着信順に収まっています。しかし、量が多くなると、相手先別に分類されていた方が便利なことがあります。

   そこでその手順は、まず「Ｏｕｔｌｏｏｋ　Ｅｘｐｒｅｓｓ」を立ち上げます。最初に「受信トレイ」の下に分類用の新しいフォルダーを作成しなければなりません。画面の左にある「受信トレイ」にカーソルを持っていき反転させてマウスの右クリックを押すと「フォルダーの作成」が出てきます。フォルダーの名前を入れてＯＫを押すと次から次に新しいフォルダーが「受信トレイ」の下に出来ます。

   次に分類したい受信メールにカーソルを置き反転させます。［メッセージ］→［メッセージからルールを作成］で《１．ルールの条件を……》《２．ルールのアクションを……》《３．ルールの説明……》《４．ルール名》の４項目が出てきます。《１．ルールの条件を……》の〈送信者にユーザーが含まれている場合〉にチェックがありますのでそのままにします。

   《２．ルールのアクションを……》の〈指定したフォルダーに移動する〉にチェックを入れると《３．ルールの説明……》に反転させたアドレスが自動的に出てきて、指定したいフォルダーをクリックして入力し、ＯＫを二回押して完了。なお、分類の確認や取り消すのは［ツール］→［メッセージ ルール］→［メール］→［メール ルール］です。

   Ｅｘｃｅｌにマクロという機能があります。マクロは、Ｅｘｃｅｌを使いこなす上で、絶大な威力を発揮し、非常に効率的な仕事をこなすことが出来ます。マクロとはビジュアル・ベーシーック言語を使ったプログラムで、これを作るには、ある程度の勉強をする必要があり、直ぐにという訳にはいきません。

   しかし、そのマクロをマウス操作だけで、いとも簡単に作る方法があります。その手順は［ツール］→［マクロ］→［新しいマクロの記録］をクリックして、そのマクロに［名前］をつけてから、作業をマウスで普通に行えばいいのです。そして、最後に［終了］のシグナルを与えれば完成。

   Ｅｘｃｅｌはその軌跡を記憶し、自動的にビジュアル・ベーシーックのプログラムが作成されます。そして、このマクロを実行するには［ツール］→［マクロ］→［マクロ］で、［名前］を入力すれば、Ｅｘｃｅｌは記憶した作業を自動的に行ってくれます。Ｅｘｃｅｌが更に一段と輝きを増しますから、是非、トライして下さい。

   自分の送ったメールを相手が見たか見ないかを確認したい時があります。例えば、何か頂き物をしたり、お世話になったお礼のメールを送った時、相手がそれを見てくれたか、見てないかは重大な問題です。

   もしかしたら、何らかの理由で相手に届いていないこともあるだろうし、届いていてもうっかりして見ていないことも。だからと言って、まさか、お礼のメールの文面に「このメールを見たら返信して下さい」とは書けませんので、悩んでしまいます。

   そこで「Ｏｕｔｌｏｏｋ　Ｅｘｐｒｅｓｓ」で開封を確認したいメールを送る時の方法をお教えします。その手順は、そのメールを送る直前に、ツール→オプション→確認メッセージ→「送信するメッセージすべてに対して、開封確認メーッセージを要求する」にチェックを入れる→ＯＫ。

   これによって、相手がメールを見ると、その人の画面に「メッセージの送信者は、開封確認を要請しています。開封確認のメッセージを送信しますか？〈はい〉〈いいえ〉」と出ます。もし、その人が間違いで〈いいえ〉をクリックしたら万事休す。

   また、相手が確認メッセージの設定のところの「確認メッセージを送信しない」にチェックがあったら、やっぱり確認メッセージは返ってきません。初期設定は「開封確認メッセージの要求を通知する」になっていますが。

   そして、大事なことですが、そのメールを送った後「送信するメーッセージすべてに対して、開封確認メーッセージを要求する」のチェックを消して、元に戻しておく必要があります。

   インターネットの画面で、上の方に使ってないツール・バーがごちゃごちゃ有って、整理したいと思ってはないでしょうか。勿論、機能的には関係なく、そのままにしといても一向に構わないのですが、部屋の模様替えのつもりで。

   その方法はＩｎｔｅｒｎｅｔ　Ｅｘｐｒｏｒｅｒを立ち上げ［表示］→［ツールバー］で、ツールバーのリストが出てきます。その中で、消したいツールバーをクリックしてチェックを消せばそのツールバーは見えなくなります。また、表示したければ、チェックを入れれば表れます。

   パソコンを操作していると、やたらに「はい」とか「ＯＫ」が出てきますね。次に進む際など頻繁です。その時、マウスの矢印を自動的にそこに持っていくワザを紹介します。

   ［スタート］→［コントロールパネル］→［マウス］→［ポインタオプション］→［《ポインタを自動的に既定のボタン上に移動する》にチェックを入れる］→［ＯＫ］。

   そんなに大それた事ではありませんが、ほんの僅かだけ時間短縮が得られ、何だかトクした気分になれます。やっぱり横着がパソコンを使いこなす極意です。

   パソコンのタスクバーの一番右の端に時計が表示されています。普通、この時計は20:30と２４時間表示になっていますが、この表示を午前、または午後を付けて１２時間表示に変更する方法をご存知でしょうか。

   ［スタート］→［コントロールパネル］→［地域と言語のオプション］→［地域オプション］→［カスタマイズをクリック］→［時刻］→［時刻の型式から tt h:mm:ss を選択］→［ＯＫ］。これにより、20:30は午後8:30に変更されます。

   ２４時間表示でも別に１２を引けばどうってことはないのですが、午前、午後がついてる方が時間の把握が明確になり何だかよさそうなので、私は前からそうしています。試してみて下さい。

   パソコンを終了させる時の手順は［スタート］→［終了オプション］→［電源を切る］ですよね。つまり３ステップ掛かります。それを１ステップで電源を切るには、デスクトップに「終了」のショートカットを作成すればいいのです。

   その方法は［デスクトップの何もない場所を右クリック］→［新規作成］→［ショートカット］→［小文字で shutdown -s -f -t 0　と入力］ （-s -f -t 0のそれぞれの前には必ずスペースを入れる）→［次へ］→［ショートカットの名前、例えば「終了」とか「完了」とかを入力］→［完了ボタンをクリック］。すると、デスクトップに「終了」のショートカットが出来ます。

   それをクリックすると一発で電源が切れます。２工程省いただけで時間は僅かでも、簡略にした達成感が何とも言えません。横着こそパソコンを使いこなす極意、お薦めです。

   パソコンの「スタート」の右隣にディスク・トップにあるアイコンと同じものが表示されていると、同時に複数のアプリケーションを立ち上げる必要のある時に便利です。またスタート→すべてのプログラムでは沢山の中から選ばねばならず、頻繁に使うものだけをここに表示しておくと、迅速性が増して作業効率が向上します。

   さて、その方法は、タスクバー（「スタート」の右にあるスペース）のどこかに矢印を置き右クリック→プロパティ→タスクバー、そして「クイック起動を表示する」にチェックを入れて「ＯＫ」すると小さなアイコンが出てきます。

   このアイコンを追加するには、今度は、「クイック起動」の場所のアイコンのないスペース（ほんの僅か）を右クリック→フォルダを開く、で「Ｑｕｉｃｋ　Ｌａｕｎｃｈ」が出てきて、ここに予めディスク・トップのアイコンを複製しておいたものを「ドラッグ＆ドロップ」すると、いくらでも追加することが可能。でも、限られたものだけがいいと思います。

   「スタート」の右隣には３つのアイコンしか表示されませんが　》　をクリックすると全てが表示されます。この３つのアイコンに「Ｉｎｔｅｒｎｅｔ　Ｅｘｐｌｏｒｅｒ」、「Ｏｕｔｌｏｏｋ　Ｅｘｐｒｅｓｓ」などを入れておくととても便利です。また「ドラッグ＆ドロップ」で順番を変えることも出来ます。

   パソコンのアイコンを開くには、普通はダブル・クリックですよね。コントロール・パネルにしても、エクスプローラーのフォルダーから立ち上げるにしても、みんなダブル・クリックです。これをクリック一回で立ち上がるシングル・クリックに変更する方法があります。

   その手順は、スタート→コントロール・パネル→ツール→フォルダーオプション→全般。するとそこに「クリック方法」の設定があり、ダブル・クリックもシングル・クリックも選択自由。予め全部に下線をつけることも、ポイントした時にのみ下線をつけることも選べます。

   私などポイントした時にのみ下線を付けるシングル・クリックにしていますが、操作性も迅速性も快適で申し分ありません。しかし中にはダブル・クリックでないとイヤだという方も居るかも知れませんね。ウインドウズの設定は本当に至れり尽くせりです。

   表計算、データ・ベースのソフトと言えば今や《Ｅｘｃｅｌ》。誰でもが認めている優秀で強力なソフトです。ところが、同じマイクロソフト社で《Ｅｘｃｅｌ》に似た《Ｗｏｒｋｓ》というソフトがかなり昔からあるのをご存知でしょうか？そのデータ・ベース機能が凄いのです。勿論《Ｅｘｃｅｌ》でもデータ・ベースは出来るのですが、この《Ｗｏｒｋｓ》のデータ・ベースは一味違っていて、私など表計算は《Ｅｘｃｅｌ》、データ・ベースは《Ｗｏｒｋｓ》と決めてるくらい。

   使ってない方に短い文章で説明するのは難しいのですが、実に素晴らしい機能で、一度、このソフトを使ったら手放すことが出来なくなるのは間違いありません。前から「《Ｅｘｃｅｌ》にこの機能がついていたらなぁ」と思っているのですが、マイクロソフト社は《Ｅｘｃｅｌ》と《Ｗｏｒｋｓ》を並列で売る積もりで、決して一緒にはしないでしょうね。

   このソフトは、項目の設定も非常に解りやすく楽しく作業が出来て、表の印刷に８通りの違う型式が同時に登録出来ると言っただけでも、その偉力が解って貰えるのではないでしょうか。私の音楽や映画のＣＤ、テープ、ＬＰ、ビデオ、ＤＶＤなどデータ・ベースでの媒体管理はみんな《Ｗｏｒｋｓ》で行っています。

   インターネットの「お気に入り」の並び順を自分の好きなように変更する方法をご存知ですか？《名前の変更》や《削除》はマウスの右クリックで出来るのを知ってても《並び順の変更》を知らない人が居るのではないかと思い紹介しときます。何のことはないマウス左の「ドラッグ＆ドロップ」で簡単に変えられます。

   この方法を知ってると、例えば新聞社のホーム・ページなど、日本経済、朝日、読売、毎日、ＮＨＫ、共同、時事、日刊スポーツ、報知、スポニチ、サンスポ、デイリーを同じ所に好きな順番で集めたり、ブログはブログで一カ所にしたりして、使い勝手が一段と向上して大変に便利です。知ってる方、沢山居ると思いますが、念のため。

   「Ｅｘｃｅｌ」の表計算を使いこなしている人沢山いて、今更こんなことを言うのは何なのですが、知らない人のために、一つ、便利なワザを紹介しておきます。簡単な例を挙げると［Ｃ１００］に［＝Ａ１＋Ｂ１］の計算式が入ってるとします。

   かなり年数が経って［Ａ１］と［Ｂ１］にデータを入れた結果が、一体、どこのセルに関係してるのかチェックしたい時、［Ａ１］にカーソルを持っていき《ツール→ワークシート分析→参照先のトレース》とすると［Ａ１］から［Ｃ１００］に矢印の線を引いてくれるのです。［Ｂ１］も同じ。［Ａ１］と［Ｃ１００］みたいに、セルの位置が離れている時、とても便利です。

   また［Ｃ１００］から逆に結果の元をチェックしたい時は、［Ｃ１００］にカーソルを持っていって《ツール→ワークシート分析→参照元のトレース》とすると［Ａ１］と［Ｂ１］から［Ｃ１００］に２本の矢印の線を同時に引いてくれます。

   この機能、複雑にからみ合ってるシートを分析する時や、全体を変更したい時には大変な偉力を発揮します。全部の線を消したい時は《ツール→ワークシート分析→すべてのトレース矢印を削除》で全ての線を消してくれます。知ってた人、ごめんなさい。

   インターネット上の無料百科事典「ウィキペディア」の日本語版は、現在、２４万項目とか。かの有名なブリタニカ百科事典が１５万項目とかなので、それを遥かに超えています。この百科事典の特徴は「自然発生した穏やかな秩序で成り立つ不思議な世界」（朝日新聞）で、その項目に知識を持ってる人は誰でも追加の書き込みが出来て、間違いを発見した人は修正や削除も自由です。

  管理者と呼ばれるポランティアが約５０人居て、落書きやいたずらをクリアしたり、意見の対立で収拾がつかなくなった時は、書き込みを止めたりするのだそうです。

　 この優れた無料の百科事典を大いに活用しようではありませんか。