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「マウス」を使わないPC操作

   「エクセル」「ワード」「一太郎」やメールの作成などで文字や数字を入力してる時「コピー」「切り取り」「貼り付け」の作業が出てきて、いちいち「マウス」に手を持っていくのは面倒ではないでしょうか。その時「Shift」と「矢印」キーで範囲指定、「Ctrl」と「C」「X」「V」でこれらの仕事が可能です。

   では「コピー」「切り取り」「貼り付け」を「マウス」を使わないで行う手順を紹介します。「コピー」「切り取り」「貼り付け」を行うには、まず最初に範囲指定をしなければなりません。①「矢印」キーでカーソルをコピーしたい文字の上に持っていきます。②「Shift」を押しながら「矢印」キーを操作すれば範囲指定が出来ます。

   ③「コピー」は「Ctrl」を押しながら「C」、「切り取り」は「Ctrl」を押しながら「X」④「貼り付け」したいところに「矢印」キーでカーソルを持っていって「Ctrl」を押しながら「V」。つまり「C」「X」「V」さえ覚えておけばOK。 そのほかにも「マウス」を使わないで色々と便利な操作が出来ます。

   インターネットに「ショートカットキー一覧表」がありますので、これを印刷して座右に置いておけば、非常に役に立ちます。今までやってない人は、馴れるまでちょっと大変かも知れませんが、軌道に乗ったら処理スピードが速くなるのは間違いありません。是非、マスターして下さい。

「エクセル」の役に立つ関数

   「エクセル」(関数辞典)をお使いの方にとても役に立つ関数を一つ紹介します。どなたもご存知の通り「エクセル」は凄いアプリケーション・ソフトで、その関数の充実ぶりは大変なものです。巷には非常に多くの本が売られていて、知ってる方は沢山おられると思いますが、知らない人の為にあえて書きます。

   例えば「エクセル」で住所録を作成する場合、基本的な項目としては[氏名][フリガナ][郵便番号][住所][電話番号][摘要]などが挙げられ、当然、まずデータの入力を行わなければなりません。それで[氏名]の次の[フリガナ]は[氏名]を50音順に並べるのに絶対に必要な項目ですが、結構、手間が掛かります。

   その時、絶大な威力を発揮するのが[=PHONETIC( )]という関数で[氏名]を入れると[フリガナ]を何と自動的に作成してくれるのです。まず、「エクセル」を立ち上げてみて下さい。例えば、A列が[氏名]でB列が[フリガナ]として、分かり易く10人分のデータを作成するとします。まず最初に、B1に[=PHONETIC(A1)]と入れます。

   そして、これをB2~B10にコピーして準備完了。それで、A1に「やまだたろう」と入れて「山田太郎」に漢字変換するとB1に自動的に「ヤマダタロウ」と出てきます。以下、A2からA10まで入れ終わったら最後にB1~B10を反転させてコピー、形式を「値」に選択、被せて貼り付けて(重要!)終了です。是非お試し下さい。

受信メールの相手先別分類

    「Outlook Express」を使ってる方に、受信したメールを相手先別に自分の指定したフォルダーに、自動的に分類する方法をお教えします。受信したメールは何もしなければ、普通、「受信トレイ」に着信順に収まっています。しかし、量が多くなると、相手先別に分類されていた方が便利なことがあります。

   そこでその手順は、まず「Outlook Express」を立ち上げます。最初に「受信トレイ」の下に分類用の新しいフォルダーを作成しなければなりません。画面の左にある「受信トレイ」にカーソルを持っていき反転させてマウスの右クリックを押すと「フォルダーの作成」が出てきます。フォルダーの名前を入れてOKを押すと次から次に新しいフォルダーが「受信トレイ」の下に出来ます。

   次に分類したい受信メールにカーソルを置き反転させます。[メッセージ]→[メッセージからルールを作成]で《1.ルールの条件を……》《2.ルールのアクションを……》《3.ルールの説明……》《4.ルール名》の4項目が出てきます。《1.ルールの条件を……》の〈送信者にユーザーが含まれている場合〉にチェックがありますのでそのままにします。

   《2.ルールのアクションを……》の〈指定したフォルダーに移動する〉にチェックを入れると《3.ルールの説明……》に反転させたアドレスが自動的に出てきて、指定したいフォルダーをクリックして入力し、OKを二回押して完了。なお、分類の確認や取り消すのは[ツール]→[メッセージ ルール]→[メール]→[メール ルール]です。

Excelのマクロの偉力

   Excelにマクロという機能があります。マクロは、Excelを使いこなす上で、絶大な威力を発揮し、非常に効率的な仕事をこなすことが出来ます。マクロとはビジュアル・ベーシーック言語を使ったプログラムで、これを作るには、ある程度の勉強をする必要があり、直ぐにという訳にはいきません。

   しかし、そのマクロをマウス操作だけで、いとも簡単に作る方法があります。その手順は[ツール]→[マクロ]→[新しいマクロの記録]をクリックして、そのマクロに[名前]をつけてから、作業をマウスで普通に行えばいいのです。そして、最後に[終了]のシグナルを与えれば完成。

   Excelはその軌跡を記憶し、自動的にビジュアル・ベーシーックのプログラムが作成されます。そして、このマクロを実行するには[ツール]→[マクロ]→[マクロ]で、[名前]を入力すれば、Excelは記憶した作業を自動的に行ってくれます。Excelが更に一段と輝きを増しますから、是非、トライして下さい。

メールを見たか確認の方法

   自分の送ったメールを相手が見たか見ないかを確認したい時があります。例えば、何か頂き物をしたり、お世話になったお礼のメールを送った時、相手がそれを見てくれたか、見てないかは重大な問題です。

   もしかしたら、何らかの理由で相手に届いていないこともあるだろうし、届いていてもうっかりして見ていないことも。だからと言って、まさか、お礼のメールの文面に「このメールを見たら返信して下さい」とは書けませんので、悩んでしまいます。

   そこで「Outlook Express」で開封を確認したいメールを送る時の方法をお教えします。その手順は、そのメールを送る直前に、ツール→オプション→確認メッセージ→「送信するメッセージすべてに対して、開封確認メーッセージを要求する」にチェックを入れる→OK。

   これによって、相手がメールを見ると、その人の画面に「メッセージの送信者は、開封確認を要請しています。開封確認のメッセージを送信しますか?〈はい〉〈いいえ〉」と出ます。もし、その人が間違いで〈いいえ〉をクリックしたら万事休す。

   また、相手が確認メッセージの設定のところの「確認メッセージを送信しない」にチェックがあったら、やっぱり確認メッセージは返ってきません。初期設定は「開封確認メッセージの要求を通知する」になっていますが。

   そして、大事なことですが、そのメールを送った後「送信するメーッセージすべてに対して、開封確認メーッセージを要求する」のチェックを消して、元に戻しておく必要があります。

インターネットの画面整理

   インターネットの画面で、上の方に使ってないツール・バーがごちゃごちゃ有って、整理したいと思ってはないでしょうか。勿論、機能的には関係なく、そのままにしといても一向に構わないのですが、部屋の模様替えのつもりで。

   その方法はInternet Exprorerを立ち上げ[表示]→[ツールバー]で、ツールバーのリストが出てきます。その中で、消したいツールバーをクリックしてチェックを消せばそのツールバーは見えなくなります。また、表示したければ、チェックを入れれば表れます。

マウスの矢印が自動的に移動

   パソコンを操作していると、やたらに「はい」とか「OK」が出てきますね。次に進む際など頻繁です。その時、マウスの矢印を自動的にそこに持っていくワザを紹介します。

   [スタート]→[コントロールパネル]→[マウス]→[ポインタオプション]→[《ポインタを自動的に既定のボタン上に移動する》にチェックを入れる]→[OK]。

   そんなに大それた事ではありませんが、ほんの僅かだけ時間短縮が得られ、何だかトクした気分になれます。やっぱり横着がパソコンを使いこなす極意です。

時計の表示変更

   パソコンのタスクバーの一番右の端に時計が表示されています。普通、この時計は20:30と24時間表示になっていますが、この表示を午前、または午後を付けて12時間表示に変更する方法をご存知でしょうか。

   [スタート]→[コントロールパネル]→[地域と言語のオプション]→[地域オプション]→[カスタマイズをクリック]→[時刻]→[時刻の型式から tt h:mm:ss を選択]→[OK]。これにより、20:30は午後8:30に変更されます。

   24時間表示でも別に12を引けばどうってことはないのですが、午前、午後がついてる方が時間の把握が明確になり何だかよさそうなので、私は前からそうしています。試してみて下さい。

横着の薦め

   パソコンを終了させる時の手順は[スタート]→[終了オプション]→[電源を切る]ですよね。つまり3ステップ掛かります。それを1ステップで電源を切るには、デスクトップに「終了」のショートカットを作成すればいいのです。

   その方法は[デスクトップの何もない場所を右クリック]→[新規作成]→[ショートカット]→[小文字で shutdown -s -f -t 0 と入力] (-s -f -t 0のそれぞれの前には必ずスペースを入れる)→[次へ]→[ショートカットの名前、例えば「終了」とか「完了」とかを入力]→[完了ボタンをクリック]。すると、デスクトップに「終了」のショートカットが出来ます。

   それをクリックすると一発で電源が切れます。2工程省いただけで時間は僅かでも、簡略にした達成感が何とも言えません。横着こそパソコンを使いこなす極意、お薦めです。

「クイック起動」の表示

   パソコンの「スタート」の右隣にディスク・トップにあるアイコンと同じものが表示されていると、同時に複数のアプリケーションを立ち上げる必要のある時に便利です。またスタート→すべてのプログラムでは沢山の中から選ばねばならず、頻繁に使うものだけをここに表示しておくと、迅速性が増して作業効率が向上します。

   さて、その方法は、タスクバー(「スタート」の右にあるスペース)のどこかに矢印を置き右クリック→プロパティ→タスクバー、そして「クイック起動を表示する」にチェックを入れて「OK」すると小さなアイコンが出てきます。

   このアイコンを追加するには、今度は、「クイック起動」の場所のアイコンのないスペース(ほんの僅か)を右クリック→フォルダを開く、で「Quick Launch」が出てきて、ここに予めディスク・トップのアイコンを複製しておいたものを「ドラッグ&ドロップ」すると、いくらでも追加することが可能。でも、限られたものだけがいいと思います。

   「スタート」の右隣には3つのアイコンしか表示されませんが 》 をクリックすると全てが表示されます。この3つのアイコンに「Internet Explorer」、「Outlook Express」などを入れておくととても便利です。また「ドラッグ&ドロップ」で順番を変えることも出来ます。